יעילות תפעולית של ארגון היא מושג רחב ולעיתים נדמית להר שהטיפוס עליו מייאש.
השגת יעילות ארגונית היא חלום אוטופי?
משמח לדעת שלא.
לפרק את המשימה הגדולה והמעורפלת הזו שנקראת ״יעילות תפעולית״ למשימות קטנות יותר או לחלקים קטנים יותר בארגון מקלה על הבנת המשימה, על היכולת לבצע אותה ביעילות ובהצלחה מתמשכת.
בפוסט הזה בחרתי להתמקד ביעילות תפעולית בצוות, הצוות שלנו, המעגל הקרוב לנו בארגון הוא מקום נהדר להתחיל בו, להיות כרגע, כאן ועכשיו, אותו שינוי גדול ועתידי שאנחנו שואפים אליו.
הצוות אליו אנו משתייכים, או אותו אנו מנהלים, הוא הצוות שאיתו יש לנו את התקשורת התכופה ביותר, נדרשת מאיתנו מהירות ויעילות בדליברי, ושיתוף הפעולה הנכון והיעיל שלנו יביא לתוצאה הטובה ביותר. יש צוותים שבהם הזרימה הזו מתקיימת בצורה אינטואיטיבית, יש צוותים בהם בצורה מתודית, יש כאלה שמכילים תמהיל של השניים.
אם כך, מהם המרכיבים החיוניים לעבודת צוות יעילה?
בראש ובראשונה - תקשורת ברורה והגדרת יעדים
זהו הנדבך החשוב עליו נבנים כל שאר השלבים, חסרונן של תקשורת ברורה והבנת המטרות המשותפות מייצר בלבול, תסכול ואי-עמידה ביעדים הרצויים. תקשורת ברורה תכלול הגדרות חדות וברורות לגבי תפקידו של כל אדם בצוות, מהו התפקיד ומהו תחום האחריות, היכן הוא מתחיל והיכן הוא נגמר.
מהן המשימות שנצפה מאותו עובד להתניע ביוזמתו, ומהן המשימות שעליו להשלים, גם אם הן דורשות חיבור ומשאבים ממקורות אחרים בארגון, ואינן עבודתו הבלעדית. ההבנות הללו חשובות לחבר הצוות לצורך הבנת תפקידו במערך הכולל (קונטקסט), ומסייעות לו להתמקד במשימות, לתעדף אותן נכונה, ולהבטיח שהמאמצים שהוא וחבריו לצוות משקיעים - אכן מיושרים עם מטרות הארגון כולו.
דוגמאות לאתגרים מחיי צוות תפעול:
מתודולוגיה זריזה וגמישה
או בפשטות: טיפול במשימות מורכבות מהר וביעילות
כשאנו עומדים בפני משימה מורכבת, ארוכה, שיש בסופה תוצר ומועד לסיום - עלינו להתיחס אליה כאל פרויקט. משימה מסוג זה יכולה להיראות מאיימת ולהציף אותנו בתחושות לא קלות בנוגע ליכולתנו לבצע אותה.
אולם, כל משימה גדולה שמנוהלת בגמישות ופירוק לתתי משימות לבסוף תהיה ברורה, נתפשת וקלה יותר לביצוע בלוחות זמנים ותקציב שניתנו מראש.
כשהצוות ניגש למשימה גדולה רצוי לבצע פגישת התנעה, זו עדיין אינה פגישה המציגה פתרונות אפשריים, היא בעיקר נועדה להבנה משותפת של הצוות לגבי היעד, סיעור מוחות לגבי פירוק המשימה למשימות קטנות יותר, אחראים, תאריכי יעד, תעדוף, ומציאת דרך שמקובלת על כל הצוות למעקב אחרי הביצוע.
החשיבה המשותפת הזו מהותית להצלחת הביצוע שכן היא אינה מסתיימת רק בפגישות ההתנעה, היא נמשכת לאורך כל חיי המשימה הגדולה כדי להיות מסוגלים לתקן בדרך, לעדכן, ולשנות כיוון אם נדרש.
דוגמה טובה לניהול משימה שכזו תוכלו למצוא בפוסט קודם שלי:
איך מפיקים קיק אוף חברה לא פחות ממושלם בחו״ל
פוסט נרחב יותר על ניהול פרוייקט - פה
עקרונות הניהול הרזה
או: מה לא להמשיך לעשות
עד כה שוחחנו על מה עלינו לעשות, איך עלינו לנהוג. אולם, האם עצרנו לחשוב על השאלה: ״האם כל מה שאנחנו עושים אכן נחוץ?״.
לפעמים צוות מתחזק לאורך זמן תהליכים, טפסים ושיטות שכבר אין בהם צורך, או שניתן לייעל אותם משמעותית ע״י אוטומציה או תהליך חכם יותר מבעבר. אלה תהליכים שאנחנו לא משנים אותם מכוח ההרגל בלבד, כי ״ככה עשו את זה קודם״, וחוסר פניות של הצוות לשבת ולבחון את כלל התהליכים ויעילותם.
חלק גדול מיעילות של צוות הוא מחיקת תהליכים שכבר אין בהם צורך, או שניתן לבצעם במהירות גדולה יותר באופן משמעותי.
הדבר לא רק יפנה זמן של חברי הצוות אלא גם יקטין עלויות, ימטב תהליכים ויעביר מן העולם תהליכים מיושנים שאינם מסייעים לאיש. הדבר דומה מאוד למיון פסולת.
דוגמאות של תהליכים למחיקה/שינוי בארגון:
מדדי ביצועים, שיפור מתמיד וכלים
איך נדע אם הצלחנו?
מדדי ביצועים הם עולם רחב של שיטות מדידה לזיהוי שיפור והתקדמות, או קיפאון ונסיגה בתפקודם של ארגון או צוות.
על הסקאלה נמצא ארגונים שבהם יש מחלקה שלמה האמונה על המדידה הזו, באמצעות שיטות מתקדמות וניתוח נתונים. כמו כן נמצא ארגונים קטנים וגמישים יותר בהם המדידה מבוצעת מקומית, ע״י כל צוות באופן עצמאי.
בנוסף, יש מדדים לארגון כולו המבוצעים ע״י צוות הכספים והכלכלנים של הארגון.
אם נצלול לרמת הצוות, גם ללא כלים רבים וניתוחי נתונים יש דרך לפתח שיטות המתאימות ספציפית לצוות למדידה וניתוח היעילות.
ישנם כלים רבים בהם הצוות יכול לנהל את המשימות, החל מקובץ משותף, דרך כלים חינמיים כמו Trello, וכלה בגרסאות משולמות עתירות מודולים כגון מאנדיי, ואסאנה.
יהא הכלי שתשתמשו בו אשר יהא - הוא יכיל משימות על, המפורקות לתתי משימות. תתי המשימות יישאו שם אחראי, תאריך יעד, תווית נושא. הכלי יסייע לנהל את עומס העבודה, ולבדוק את העמידה בזמנים.
כך ניתן לבצע מדידה של יעילות הצוות בכל משימת-על (איכות התפוקה, עמידה בלוחות זמנים) ואף להשתמש במידע כדי לבצע התאמות תוך כדי תנועה לתיקון ושיפור.
ללא ספק הכלי שבו הצוות מרכז את המשימות ועוקב אחריהן, הוא חלק עצום משיפור התקשורת בצוות, מה שמחזיר אותנו לסעיף הראשון של הפוסט הזה.
דוגמאות למדדי יעילות במכירות, הכנסה ועוד, ניתן למצוא בסדרת הפוסטים: מדדי מפתח לניתוח הפעילות העסקית של הארגון:
חלק 1 - מדדי הכנסות
חלק 2 - מדדי מכירות
חלק 3 - מדדים פיננסיים ומזומנים
חלק 4 - מדדי יעילות כלכלית
חלק 5 - מדדי HEADCOUNT
***
לסיכום, השגת יעילות תפעולית דורשת שילוב של ניהול יעיל, ייעול תהליכים ושימוש בטכנולוגיה. על-ידי יישום שיטות כגון תקשורת ברורה והגדרת יעדים, מתודולוגיה זריזה וגמישה, עקרונות ניהול רזה, מדדי ביצועים, שיפור מתמיד וכלי ניהול פרוייקטים, צוותים יכולים להשיג יעילות תפעולית ויתרון על המתחרים.
אני מזמינה אתכם לחשוב על דרכים במעגל שלכם, בצוות שלכם, להכנסת שיטות ואמצעים להגברת היעילות בצורה יצירתית, שתעצים את התוצר של הצוות וחבריו כאחד. לא הכל דורש שינוי גדול או רכישת אוטומציה יקרה. הרבה מזה מתחיל ומתרחש במחשבה ובשיתוף הפעולה של הצוות, ולכן אפשרי בהחלט עבור כולם.
בהצלחה!