אוטומציה בתהליכי העבודה שינתה את המשחק עבור עסקים המעוניינים לייעל את הפעילות שלהם ולהשיג הצלחה מתמשכת. על ידי אוטומציה של משימות ותהליכים מסוימים, ארגונים יכולים לחסוך זמן, להפחית עלויות, להגביר את היעילות ולשפר את האיכות הכוללת של המוצרים והשירותים שלהם.
בפוסט זה בבלוג, נדון ביתרונות של אוטומציה בפעילות עסקית ונספק כמה דוגמאות כיצד היא יכולה לשפר את הארגון שלנו.
אז… למה לי?
- יעילות - אין צורך לחזור שוב ושוב על משימות חוזרות באופן ידני. זה משחרר אותנו ממשימות מהסוג הזה לטובת מיקוד במשימות חשובות יותר, פניות לקבל החלטות בצורה יצירתית, דליברי מהיר יותר באיכות עקבית.
למשל - בכל יום הולדת ערוץ הסלאק היעודי מייצר ברכה.
- דיוק - תוכנה לעולם אינה מתעייפת, לא התקשרו מהגן להודיע שהילד שלה חולה והיא אינה נרדמת או רעבה מכדי לעבוד. ולכן, ללא ספק תהיה מדויקת יותר ותקטין סבירות לטעויות.
ניתן להכניס באוטומציה תהליכי בקרת איכות על כל תהליך ובכך אף לשפר עוד יותר את איכות התוצאה.
למשל - כלי בשם פייאם שמתריע על כך שספק מסויים הגיע לגבול הצריכה החודשית שהקצבנו לעצמנו לשלם לו, וימנע מאיתנו חריגה תקציבית.
- חיסכון - עבודה שנעשית ע״י מכונה אחת, ידרשו לה מספר אנשים לביצוע ידני.
תהליך חישובי, תקשורתי או לימודי בארגון - יכול להתבצע אוטומטית עם מעורבות קטנה מאוד של אנשים ובכך לחסוך עלויות. את החיסכון הזה אפשר ומומלץ להשקיע מחדש בארגון, כגורם לצמיחה.
למשל - הטמעת היי-בוב והמרת תהליך אונבורדינג ידני של עובדים חדשים לתהליך אוטומטי יעיל.
- קבלת החלטות איכותית יותר - ניהול נתונים טוב יותר דרך אוטומציה יכול לעזור לשפר את ניהול איסוף, אחסון וניתוח נתונים. זה מאפשר לארגונים לקבל החלטות טובות יותר ולשפר את פעילותם על ידי זיהוי אזורים לשיפור, חיזוי מגמות ואיתור חריגות בזמן אמת.
למשל - ייצור דוחות בסיילספורס לבדיקת פרמטרים בתהליך המכירה הזקוקים לשיפור.
- שיתוף פעולה פורה - אוטומציה יכולה לעזור לשפר את שיתוף הפעולה על ידי מתן פלטפורמה מרכזית לחברי הצוות לעבוד יחד. זה מוביל לתקשורת טובה יותר, קבלת החלטות טובה יותר וזמני תגובה מהירים יותר, מה שיכול להיות חיוני בסביבה העסקית המהירה של היום.
למשל - טרלו, אסאנה, מאנדיי, ג׳ירה - לניהול תקשורת יעילה הנוגעת למשימות וניהול פרויקט.
מתי כדאי?
היות והוספת אוטומציה לתהליכים בארגון היא פעולה נושאת עלות , יש לשקול בכובד ראש מתי הזמן הנכון לכך, בכל חלק וחלק של הארגון - פעם אחת דרך המשקפיים של היעילות של אותו חלק, ופעם נוספת דרך המשקפיים של שילוב אותה אוטומציה במערך הכולל של האוטומציה שיש כבר בארגון, או המתוכנן להיבנות.פחות נכון יהיה לבנות אוטומציות שבסופו של דבר לא יתממשקו ולא יוכלו לפעול כמערך שלם ביעילות.
שאלות שחשוב לשאול לפני קבלת החלטה להכניס אוטומציה -
- האם התהליכים וזרימות העבודה הנוכחיות יציבים ויעילים?
למשל - לבצע מעקב אונבורדינג לעובדים עדיין עובד לנו נהדר ב-excel, אז אולי אין צורך. אם התהליך סבוך, הצמיחה מסיבית, והפונקציות בארגון לא מצליחות לשמור על התהליך כמובנה, שוטף ובעל ערך - זה הזמן להכניס מערכת ניהול HR.
- האם לארגון יש את המשאבים הדרושים ליישום האוטומציה?
אוטומציה עשויה לדרוש שינויים בתשתית, בתהליכים ובטכנולוגיה של הארגון. לכן, חיוני להבטיח שלארגון יהיו המשאבים הדרושים, כגון כוח אדם מיומן, הון וטכנולוגיה, כדי ליישם אוטומציה בהצלחה.
למשל - יש צורך במערכת ממוחשבת לחישוב עמלות אנשי המכירות עד כה החישוב נעשה במספר אמצעים שכבר קיימים בארגון. האם יש לנו תקציב לכך? אולי. האם יש לנו את כוח האדם המתאים שיטמיע וינהל את הפעילות בה? יתכן שלא. אם כך, זהו אינו זמן טוב להטמעת האוטומציה הספציפית הזו.
- האם האוטומציה הזו תתאים גם לחזון עתידי של הארגון, ולאסטרטגיה שלו?
למשל - רכישת מערכת קטנה ומקומית לניהול שביעות רצון לקוחות, לא תתאים לחברה שחוזה צמיחה גבוהה במספר הלקוחות ופעילות בינלאומית, ויהיה צורך בשדרוג ומעבר מערכת בעתיד הקרוב.
לסיכום, אוטומציה היא כלי חיוני להצלחת ארגונים בעולם מהיר ודינאמי. על ידי שיפור היעילות, האיכות, החיסכון בעלויות, ניהול הנתונים ושיתוף הפעולה, ארגונים יכולים להשיג יתרון תחרותי בסביבה העסקית של היום.
*המלצה*
אפשר ליישם באמצעות כלים חינמיים שיפור דרך אוטומציה גם בסביבתנו המיידית, עבור התפקוד היומיומי של הצוות שלנו. לעיתים ארגונים אינם נלהבים לאמץ אוטומציה.
אז...לא להתייאש או לוותר, חשוב לזכור שיש דרכים לייעל את העבודה העצמית והעבודה של הצוות מבלי לרכוש כלים בכסף. דוגמאות:
טרלו - ניהול משימות
טיים אנד דייט - למציאת הזמן האידיאלי לפגישה מרובת אזורי זמן
דראפטייבל - להשוואת גרסאות של מסמכים
יש עוד המון כלים חינמיים שם בחוץ, בהצלחה!