נהוג לחשוב שיש צורך ״לחתוך״ בקבלת החלטות ניהוליות.
מפתיע - אך זה לא תמיד כך, אפשר גם וגם.
תפקידו של סמנכ״ל התפעול (COO) בחברה חיוני להבטחת פעילות יעילה ואפקטיבית, וניהול שוטף של החברה.
בתוך כך נכלל פיקוח על הפעילות היומיומית של החברה, הבטחה כי תהליכים עסקיים יפעלו בצורה חלקה ויעילה, וניהול אופטימלי של תקשורת והקצאת משאבים בין המחלקות השונות.
עם זאת, נשאלת השאלה: האם סמנכ"ל תפעול צריך להיות אחראי על כל היבטי התפעול, או שלכל מחלקה צריכה להיות פונקציה תפעולית משלה?
בפוסט הזה אציג את שני קצות הסקאלה אותם מייצגות הגישות המסורתיות, כדי לנסות לענות על השאלה מנקודת המבט שלי.
ביזור תפעולי
האמונה בבסיס גישת הביזור התפעולי היא שהכי טוב ש״הסנדלר ייצור נעליים, והתופר ייצור בגדים״.
זאת אומרת, שכל אחד יעשה מה שהוא באמת טוב בו, מתוך ההבנה שהמומחיות שלו תביא לתוצאה האופטימלית.
ולכן, בגישה תפעולית מבוזרת נוכל לראות תחת כמעט כל מחלקה או גף תפעולי משלה - תפעול המכירות, תפעול משאבי אנוש, תפעול השיווק, ועוד.
לגישת הביזור התפעולי יש יתרונות רבים -
- מקצועיות והבנת הדיסציפלינה - אין ספק שכאשר עובדים בעלי ידע וכישורים התואמים את מטרות המחלקה עובדים על משימה - התוצאה תהיה ברמה מקצועית טובה, תוך הבנה של הקונטקסט המחלקתי.
- ״בתוך עמי אני חי״ - החיים בתוך ההתרחשות המחלקתית מביאים עימם ערנות רבה לניואנסים, מגמות וצרכים של המחלקה, באופן ממוקד וחד.
- מוטיבציה - עובדי המחלקה לבטח יהיו בעלי מוטיבציה רבה יותר לשפר את הפרודוקטיביות המחלקתית, מאשר אדם חיצוני אשר יפעל עבור מחלקה שאינה כור מחצבתו.
- נטוורקינג מקצועי יעיל - עובדי תפעול תוך מחלקתיים הינם בעלי סיכוי רב יותר להגיע לתובנות הנוגעות לעבודת המחלקה והפריון שלה, בשל הרשת המקצועית שהם חברים בה, תחומי העניין המקצועיים שלהם, והיותם חלק ממארג לא-רשמי (מעין גילדה לא מוכרזת) של המקצוע שלהם.
- זיהוי מצבים - סביר מאוד שעובדי המחלקה יזהו הזדמנויות ואיומים בזמן אמת, תוך כדי תנועה, כי הם ערים למתרחש בתוך המחלקה, בסביבה המקצועית התחרותית, ובעולם המקצועי שבו הם מתפקדים. הם גם יהיו מסוגלים להגיב מהר ונכון יותר בשל ההבנה הממוקדת של המתרחש בתחום המקצועי שלהם, עם צורך מינימלי בלמידה.
ריכוזיות תפעולית
הגישה הדוגלת בריכוזיות תפעולית טוענת כי רצוי ויעיל יותר שכל היבטי התפעול ישבו תחת קורת גג אחת של מחלקה תפעולית מקצועית. ולכן בארגונים הדוגלים בגישה זו נבחין במחלקת תפעול מקצועית, המספקת שירותי תפעול לשאר המחלקות, מחוצה להן, ובניהול אחיד.
גם לריכוזיות יתרונות לא מועטים -
- ראיית-על של הביזנס - מחלקת תפעול מקצועית יוצאת לפעולה מתוך הבנת החזון והאסטרטגיה של הארגון, וכל פעולה נבחנת לאורם.
כל פעולה החורגת מכך תזוהה ותתוקן בזמן אמת, ותאפשר לארגון להגיע אל מטרותיו בדרך המהירה והקצרה האפשרית.
- אחידות - למחלקת תפעול מקצועית יש את היכולת לסגל ראייה כוללת של כל ההיבטים התפעוליים ושמירה על עקביות, שיתוף פעולה ותיאום.
הבנת כל פעולה במערך הפעולות הכולל, ושמירה על התנהלות אחידה מבחינת תהליכים, מדיניות ארגונית ושפה ארגונית - מאפשרים פריון רב יותר.
- תקשורת יעילה - מחלקה מקצועית תדע לנהל בצורה מיטבית את ניהול התקשורת בין המחלקות לבין עצמן, בינן לבין מחלקת התפעול, ובינן לבין ההנהלה.
כל זאת - מפני שהיא חולשת על כלל הארגון, ולא על מחלקה יחידה.
הראיה הרחבה הזו מאפשרת לה לזהות ולתקן אי הבנות בתקשורת בין מחלקתית, כדי לאפשר התנהלות תקינה ומהירה.
- ידע - היות ומחלקת תפעול מקצועית רואה את הארגון בכללותו, ולא בראיה צרה של מחלקה אחת ספציפית, יש לה ידע רב על הצורך במשאבים בין-מחלקתיים/תפקודיים.
מחלקה זו תדע ליצור ביעילות שיתופי פעולה בין מחלקות שונות לצורך פרויקט מסוים.
היא בעלת יכולת אינטגרטיבית ותדע להעניק כלים ומשאבים תפעוליים, שיסייעו לצוותים להגיע ליעילות טובה, בסינרגיה גבוהה.
- הפחתת עלויות - המחלקה התפעולית הריכוזית מחזיקה בתקציב עצמאי לצורך מתן שירות תפעולי לכלל המחלקות.
היות והיא חשופה לפעולתן של כל המחלקות בארגון, יש ביכולתה לזהות כפילויות של כלים, משאבים ומאמצים בין המחלקות השונות.
זה מאפשר ניהול יעיל של משאבים כך שלא יקרה מצב שבו יותר ממחלקה אחת עובדת על או לומדת את אותו התחום.
הידע האינטגרטיבי הייחודי של מחלקה ריכוזית מאפשר הפחתת עלויות שכר משמעותיות דרך שאפל של כשרונות דרך ״גיוס שקט״, מתוך הבנת תמונת כלל הפרויקטים העומדים בפני הארגון והכרת כל הכשרונות והמשאבים הקיימים בו.
- מדידה - למחלקה ריכוזית יש יכולת איסוף נתונים רוחבית והפעלת מדידות ברמת הארגון ולא ברמת המחלקה לבדה.
היא מסוגלת לייצר תובנות שהן אינטר-דיסציפלינריות, ולא ברמת המחלקה בלבד.
יש לה את היכולת להסביר איך הנתונים מן המחלקות השונות ״מדברים״ אחד עם השני - נתון ממחלקת המכירות ״ידבר״ עם נתון ממחלקת משאבי אנוש, ותיווצר תובנה חשובה, שעל הארגון לכוון עליה זרקור ולטפל בה. תובנה שמחלקה ספציפית אחת לא תדע לייצר, שכן היא חסרה את הקונטקסט הרחב של הארגון.
- הדדיות ותלות-משותפת (codependency) - למחלקת תפעול ריכוזית יש ידע נרחב הנוגע להבנת ההשפעות ההדדיות בין פעולות המחלקות השונות.
המחלקה תדע לאתר סתירות וליישב כפילויות. היא גם תדע מתי פעולה של מחלקה מסויימת תלויה בפעולתה הקודמת של מחלקה אחרת, ומהי המשמעות של כך במארג לוחות הזמנים של הארגון.
למחלקה זו יש את הכלים לנהל אירוע כזה ולהביאו לסיום מוצלח.
מהו המבנה הארגוני המיטבי?
לדעתי, כדי למצוא את האיזון הנכון, לארגונים רצוי לאמץ מבנה ארגוני היברידי. יישום הגישה ההיברידית לפונקציות תפעוליות מאפשרת ניהול תקין של משאבים וכלים, תוך תגובה מהירה ונכונה לשוק המשתנה, להבטחת צמיחה אופטימלית.
להבנתי, הפתרון האידיאלי המסתמן הינו דיווח של יחידות תפעוליות מחלקתיות ל- COO.
לדוגמה, בחברת טכנולוגיה, סמנכ"ל התפעול מפקח על האסטרטגיה התפעולית הכוללת, בעוד שלכל מחלקה יש צוותים תפעוליים ייעודיים:
- תפעול המכירות מתמקד בהגדלת ההכנסות
- תפעול פיננסי מבטיח ניהול פיננסי תקין
- תפעול משאבי אנוש מטפל בגיוס ופיתוח כישרונות
אולם, יש מקומות או אירועים שבהם על הארגון לקבל החלטה יחודית לגבי ריכוז או ביזור, ולכן מומלץ ״לא להתחתן״ עם הרעיון של היברידיות, אלא לשקול גם מקרים יחודיים לגופם.
מקינזי מציעים לעשות זאת לאורן של 3 שאלות עיקריות:
- האם באירוע הנבחן ריכוזיות היא הכרח?
למשל - חתימה על החלטות הנהלה מרוכזת בהנהלה, בעוד ששמירה על עקרונות הקיימות יכולה להיות באחריות מחלקתית.
- האם ריכוזיות במקרה הזה תוסיף תוספת משמעותית לארגון במובנים של צמיחה או הפחתת עלויות?
למשל - הטמעת מערכת חדשה בעלות נוספת, אשר בטווח של שנתיים תפחית עלויות רכש ביותר מ- 10%.
- האם הסיכונים נמוכים?
למשל, ניהול שכר של ארגון גלובאלי במקום אחד על הגלובוס אינו מהווה סיכון, זוהי פעולה מקצועית שניתנת לניהול ממיקום גיאוגרפי יחיד.
אם התשובה היתה חיובית לפחות לאחת מן השאלות - יש צורך בבחינת הצורך בריכוזיות.
לסיכום:
מבנה היברידי מאפשר שיתוף פעולה יעיל וממקסם את ביצועי המחלקות במסגרת הארגונית הרחבה יותר.
כל זאת תוך פיקוח מרכזי של סמנכ"ל התפעול, לצורך הבנת ההקשר הרחב וההתאמה לחזון הארגוני.
כמובן בתנאי שבחנו את ההיבט הארגוני עליו אנו מחילים היברידיות, כפי שבוחנים במקינזי לעיל.
שימוש במודל כזה יאפשר לחברות להפיק תועלת ממומחיות ספציפית בתוך מחלקות, תוך שמירה על קוהרנטיות תפעולית כוללת.
השיטה ההיברידית לניהול התפעול היא הנכונה ביותר לדעתי על פי האופן בו היא תומכת בהגברת היעילות ובצמיחה רבה ומהירה של הארגון.