מכירים שם של COO (סמנכ״ל תפעול) ממש מפורסם?
גם אני לא.
כנראה שזה עומד להשתנות.
בפוסט שכתבתי, בסדרת הפוסטים בתחום מגמות בניהול לשנת 2023 - שיטוח מבנים ארגוניים, סיפרתי על השינוי שארגונים עוברים מבחינת מבנה והיררכיה.
בין השאר תיארתי מה ידרש מההנהלה ומהעובדים במבנה החדש והלא-מסורתי הזה - קיצור תהליכים, דילוג על ביורוקרטיה, ואינטגרציה מקסימלית של המשאבים הקיימים.
המעבר למבנה של ארגונים שטוחים מסייע לארגון להיות מהיר וגמיש יותר, להגיב לסביבה המשתנה בקצב מתאים, ולהרוויח יעילות, שהיא מילת המפתח לארגונים בשנת 2023.
במבנה של ארגון שטוח סמנכ״ל התפעול הוא כוכב עולה. התפקיד שבעבר נחשב כאפרורי ונתפס כצדדי ואמורפי, עובר לקדמת הבמה - גדול יותר, נועז יותר וטרנספורמטיבי מתמיד.
מקינזי מדווחים שנכון לשנת 2022, ל-40% מהחברות המובילות של ה- Fortune 500 ו-S&P 500 היו מנהלי תפעול - COO, והמגמה היא מגמה של עליה.
מה עושה COO?
אם נשאל אנשים שונים מהו תיאור התפקיד של סמנכ"ל התפעול - נקבל תשובות שונות ומגוונות, אפילו אם נשאל את סמנכ״לי התפעול בעצמם - אין אחידות והסכמה.
התפקיד משתנה בין תעשיות, שווקים, ארגונים, צורך, אישיות מנכ״ל וסמנכ״ל, ועוד.
חלק ממנהלי התפעול תופסים את תפקידם כמנטורים בארגון, חלקם תופסים אותו כאבן דרך במסעם למנכ״לות.
רוב מנהלי התפעול כנראה יסכימו שהניהול היומיומי וביצוע אסטרטגיות של השדרה הניהולית, הינם רק חלק מהעבודה, והחלק החשוב הוא התמודדות והכנת הארגון למפגש עם הסביבה הלא ודאית.
לאחר המגיפה, ניתן לראות מנהלי תפעול שמהווים זרזים לצמיחה אסטרטגית וטכנולוגית, ויש להם חלק ניכר בהעצמת עובדים.
הסביבה הכמעט כאוטית והשוק המשתנה בתנודות קיצוניות, הופכים את מנהל התפעול לשחקן מפתח בחיזוק החוסן הארגוני ויצירת ערך.
אם לזקק את האתגר של מנהלי התפעול בעולם של אחרי המגיפה - האתגר המרכזי הינו התמודדות עם שיבושים יוצאי דופן.
זה קצת מבלבל, אבל אפשר לומר זאת כך: השיבושים הם השגרה החדשה.
לרוב, אין פונקציה אחרת בארגון שאמונה על אינטגרציה, תיאום והבאה לכלל סיום של אתגרים הכוללים את כל מחלקות הארגון.
או כפי שאני אוהבת לומר למועמדים בשמחפשים עבודה בתחום: ״אם לא יודעים מי עושה את זה בארגון, כנראה שזו אחריות של מחלקת התפעול״.
לאילו מיומנויות זקוק COO היום יותר מתמיד?
- ניהול זמן נכון -
הקצאת זמן הולמת לצרכים השוטפים, אל מול הקצאת זמן לייצור אסטרטגיה ארוכת טווח היא קריטית. תעדוף נכון של המשימות על רקע שינויים בשוק העבודה, הטכנולוגיה והאוטומציה, סוגיות נדל״ן, והצורך בדיווח מוגבר לבעלי מניות, הופך למשימה מורכבת.
ניהול זמן נכון של המשימות הקיימות בלבד אינו מספיק יותר.
מנהל תפעול שלא הקצה זמן לתכנון, לניהול אסטרטגי של סיכונים, והכנת תכניות מגירה מרובות תרחישים - עלול למצוא את עצמו מוצף מהאירועים, מופתע וחסר כלים להתמודדות מוצלחת עבור הארגון.
- יכולות מוגברות בניבוי השינוי -
תכניות חומש כבר לא רלוונטיות, העולם זז במהירות.
על מנהל התפעול להיות מוכן לכל הפרעה ושיבוש, כדי להשיג יתרון עבור הארגון ולתמוך בצמיחה והשגת יתרון.
על מנהל התפעול להכין מערכת תרחישים עם וקטורים שונים, עבור בעלי עניין מכל הסוגים, בתחומי זמן מגוונים - ועבור כל תרחיש גם פתרון מגירה המוכן לשליפה בעת הצורך.
הנבואה אינה דבר אמיתי, אולם ניבוי מושכל של מספר תרחישים, כולל תרחישי קיצון, עשוי להציל את הרגע בשעת השין, והוא ניתן לתכנון.
מנהל תפעול שישכיל לבנות תרחישים אלו בתחום גיוסי הכשרונות, ניהול הנדל״ן, ניהול העלויות, תמיכה בגידול במכירות - יוכל להתמודד ביעילות עם השינויים שנכפים על הארגון מהסביבה החיצונית.
- הבנה ויכולת להתממשק עם פונקציות אחרות בארגון, וניהול אג׳נדה ארגונית -
סמנכ״ל תפעול שבעברו התעסוקתי יש רקע של כספים ו/או מכירות - יתרום כנראה יותר ממנהל שכל חייו עסק בתפעול בלבד.
מעורבות חוצת-תפקודים מוגברת היא קריטית להצלחת סמנכ"לי תפעול, שיתוף פעולה הדוק של מנהל התפעול עם הפונקציות האחרות בארגון תביא למשל לחווית לקוח טובה יותר כשמדובר במכירות. או להתייעלות כלכלית כשמדובר בכספים, ועוד.
ניסיון עבר תעסוקתי מולטי-דיסציפלינרי של מנהל תפעול, יסייע לשימון גלגלי השיניים במפגש בין פונקציות, וימזער חריקות. ההבנה של מנהל התפעול את הפונקציה שמולו מאפשרת לו לנהל שיח תוך ידיעה של הכאב והאינטרס של המנהל האחר, לצורך השגת תיאום ועבודה משותפת.
- מצויינות (מהירות ויעילות) בתגובה לשינוי תרבותי, טכנולוגי, פיננסי -
הסביבה ההפכפכה של ימינו הופכת את השגת המצוינות התפעולית לקשה הרבה יותר מאשר בשנים עברו.
שיבושים נרחבים בשרשרת האספקה, תהפוכות פוליטיות, סביבתיות וגלובליות, ושינויים קיצוניים במקום העבודה - מדגישים את הצורך של מנהלי תפעול להיות זריזי תגובה בחזיתות רבות.
המצויינות בהתמודדות הזו נמדדת על פי תוצאות שמעבר לדרישות בעלי העניין, דליברי מעבר למה שנדרש, שנובע מהיכולת להתמודד עם השינוי מתוך מצויינות.
זה אומר - הכנה מראש של תרחישים רבים, יכולת הסתמכות על מנהלים אחרים בארגון לשת״פ, מערכות יחסים נכונות עם ספקים.
אין להסתמך על ניסיון העבר בלבד, אלא לייצר פתרונות שאני קוראת להם בשם חיבה: ״פתרונות ליקומים מקבילים״, למציאויות רבות ושונות.
- ניהול צוות התפעול תוך הבנת כוחו בארגון והתאמתו לסביבה הדינמית -
היות והשיבושים הם רבים ומתחומים מגוונים, צוות התפעול צריך להכיל עובדים שידעו להגיב נכון, להתכונן מראש לתרחיש שטרם אירע, לעשות שיפטינג למשימות בתחומים שטרם נגעו בהם בעבר, ועוד.
עבודת הצוות היא בחלקה הגדול בלתי צפויה, ועל חברי הצוות לדעת להתמודד עם דיסציפלינות שונות בהתאם לכל צורך אד-הוק בארגון.
על מנהל התפעול לוודא שהאנשים בצוות שלו מוצבים בכל עת במשימות הנכונות בהתאם לכישוריהם, כדי למקסם את היעילות.
יש לוודא שהם מקבלים מנטורינג מתמשך ויש השקעה בצמיחתם, כדי לצייד אותם בכישורים מתקדמים ולדאוג לפיתוחם ועמידותם מול שינויים.
יש צורך תדיר בשינוי הצבת הצוותים וביצוע שיפט במשימות, וכן במנטורינג מתמשך כדי להתמודד עם ההתפתחויות באירועים שעובר הארגון.
PWC מדווחים כי 40% ממנהלי התפעול בסקר שערכו, אומרים שהם יתמקדו בעיקר בכוח העבודה כדי לשפר את החוסן הארגוני.
תחיית התפקיד של ה- COO בעולם הכאוטי, והניראות הגוברת של כך, ממחישות את חשיבות התפקיד בבניית חוסן והובלת ארגונים להצלחה.
סמנכ״לי תפעול יזדקקו ליכולות וחוזקות חדשות כדי להתמודד עם הסביבה הדינמית והמשתנה תדיר.
ההצלחה של סמנכ״ל התפעול טמונה בהבנת המורכבות של המשימות העומדות בפניו בעולם של אי ודאות ואי יציבות.