איך מפיקים קיק אוף חברה לא פחות ממושלם בחו״ל

בשיאו של ערב הגאלה בשבוע הקיק אוף של אפיירו בליסבון, הערב הכי מיוחד של ה- LISBONDING שלנו,  ניגש אלי אחד העובדים ושאל שאלה פשוטה. טוב, פשוטה רק לכאורה. 

הוא שאל: 

״איך מגיעים מ*אני רוצה להפיק אירוע חברה בחו״ל* לדבר עוצר הנשימה הזה?״לא הצלחתי לענות לו באותו רגע, זה מורכב מכדי לענות במשפט קצר כשויני ויצ׳י מטריף את הקהל ברקע🙂

עכשיו, בפרספקטיבה ובמבט לאחור, אני שמחה שאני יכולה לחלוק את הדרך שבה אני רואה ומבינה תכנון אירוע עצום ומשמעותי שכזה בחיי חברה.

כמובן שחשוב לי בראש ובראשונה לתת את הקרדיט האינסופי לחברת ״זיפר״ המדהימה - צוות שניחן ביכולות תכנון וביצוע מהחדים שפגשתי. התנהלות בינאישית מחממת לב ואפס פשרות לגבי האיכות והחזון שלהם עבורנו.

לפני שניגשים לתהליך כזה - חשוב להבין שמדובר בפרויקט לכל דבר, שדורש ניהול. יש לו התחלה אמצע וסוף, הוא תחום בזמן ובתקציב, הוא ייחודי ובעל מטרות מוגדרות, שניתנות למדידה בסיומו. כן, גם אם חברת הפקה מנהלת את זה עבורכם.

מניסיוני בניהול פרויקטים, תכנון אירוע מסוג זה לא ינוהל נכון רק ע״י רשימת משימות במחברת או קובץ אקסל פשוט - יש צורך לגשת לפרויקט עם ההבנה שעליו להיות מנוהל בכלי מותאם ותקשורת יעילה, לאורך תכנונו והתרחשותו, הוא מתקדם בצורה אג׳ילית (תהליכים קורים במקביל, ולא כנדבך על שלב קודם, הלא היא שיטת המפל), יש צורך בבקרות שוטפות ותיקונים תוך כדי תנועה. 

שלב ההתנעה  

יש לקבל החלטות, במספר פגישות התנעה לפרויקט, שיהוו מצע לשלבים הבאים המרכיבים אותו.

• מהו הצורך שהעלה מזמין הפרויקט?
  (למשל המנכ״ל)
  זה יכול להיות מנוסח בפשטות כך: ״אני רוצה להרים אירוע קיק אוף לכל החברה בחו״ל״.
  זהו הצורך, וכעת נדרש פתרון לצורך שהועלה.
  
  
• ממה נובע הצורך?
  אילו מטרות יענו כשנספק פתרון מוצלח? למשל:
  - מטרות עסקיות
  - מטרות חברתיות
  - מטרות פיננסיות
  - לוחות זמנים
  - תקציב
  - מיתוג
  מה שחשוב בהגדרת המטרות הללו הוא היכולת להתבונן בתוצאה בסוף התהליך ולאבחן בבהירות אם הושגו ובאיזו מידת הצלחה. אם המטרה לא מדידה או לפחות בינארית (הצליחה/נכשלה) יש לנסח את המטרה מחדש, אחרת יהיה קשה להבין אם הושגה בסוף הפרויקט.
  
  
• יש לייצר הגדרות שתהיינה ברורות לכל המעורבים בפרויקט ויסייעו לתקשורת שוטפת ויעילה.
  
  למשל, הגדרת בעלי העניין בפרויקט.
  - מיהו מזמין הפרויקט / הלקוח? (אצלנו אלה היו הפאונדרים)
  - מי מוביל את התקשורת מול הממשק החיצוני - הגורם שמעביר החלטות מאיתנו אל חברת ההפקה
  - מי מאשר עיצובים ומיתוג
  - בעל סמכות בלעדי שעובד מול חברת התעופה
  - אחראי פצועים/חולים/אלרגיות
  - ועוד
  ברגע שמקובל על כולם שאלו הן ההגדרות נחסך בלבול רב ועבודה כפולה או בחסר.
  
  עוד דוגמה להגדרות: ערכים ותרבות
  - מהי השאיפה מבחינת מחוברות ותקשורת בינאישית בין העובדים, באירוע ובעקבותיו?
  - מהו קוד ההתנהגות באירוע?
  - מה חשוב לנו לשדר מהפן הערכי באירוע? לעובדים וגם כלפי חוץ
  
  דוגמה נוספת להגדרות חשובות - כלים ותקשורת
  - על אילו פלטפורמות/כלים מתקשרים את המשימות? למשל: טרלו וגוגל דרייב לעבודה שיתופית על קבצים.
  - מחקר ולימוד על אירועים קודמים בחברה, או מנסיונם של בעלי התפקידים ומערכות הקשרים שלהם.
  - הבנת הנחות היסוד שלנו - התקציב לא יעלה מעל x, האירוע יתרחש בינואר 2023, וכו׳.
  - קביעת פגישות בתדירות קבועה לניהול הפרויקט ביומנים של כל המעורבים, ולכבד את קיומן בזמן.

שלב התכנון

בשלב זה נצלול לתכניות מפורטות ככל הניתן.

• בעלי עניין - החלטה לגבי מינויים של אחראים לכל תחום שהוגדר בשלב הקודם, באירוע שלנו אלה היו התחומים העיקריים:
  
  
• הפקה - ביצענו סקר נרחב ופגישות מרובות ולבסוף בחרנו בחברת הפקה שהתחברנו אליה ללא עוררין, לוייב וליכולות המוכחות שלהם בהפקות קודמות.
  בחרנו בלב שלם ובפה אחד בחברת זיפר המדהימה, צוות עם דליברי משוגע ושליטה בתמונה הגדולה ובפרטים כאחד, בתוספת אנשי עבודה מדוייקים, מקצועיים ובעיקר מתוקים להפליא - זה היה שידוך משמים.
  יכולות תפעוליות, דיוק עיצובי, תגובה לשינויים לא צפויים בשטח, קצב ואנרגיה. זהו מידע שקיבלנו מלקוחות ממליצים וזו היתה ההתרשמות שלנו בפגישות שערכנו. ולא טעינו.
  לאחר בחירת היעד יצאנו לסיור הכנה ובו בחנו מלונות, אתרים לאירועים, סיורים, מסעדות, והכרנו את העיר ואופייה היחודי.
  חברת ההפקה קיבלה מאיתנו מידע על העובדים הכולל אף את העדפות המזון שלהם (בסקר שהכנו), מגבלות נגישות ועוד כדי שיוכלו להתאים את התכניות לכלל המשתתפים בצורה הולמת.
  
  
  • אחראי תוכן שעובד עם חברת ההפקה - בבדיקה מתמדת מול המטרות ומענה עליהן, יש לתכנן - 
  • בחירת לוקיישן - לאחר בחינת מספר אפשרויות שיענו על המטרות שהצבנו - בחרנו ביעד שנכון לנו מבחינת וייב, מזג אוויר בזמן האירוע, עלויות והיתכנות (כגון מספר שעות טיסה ממוקדים מסוימים בעולם).
    • שם האירוע - בעזרת חברת ההפקה בחרנו בשם שהתאים למטרה שלנו: Lisbonding, הכנס נערך בליסבון ונועד לקדם מחוברות של הצוותים באפיירו
    • אירועי גיבוש - מסיבות, פעילויות אתגר, טיולים, זמן חופשי 
    • אירועים עסקיים - למשל Sales Kick Off
    • בחירת אומנים ומפעילים לפעילויות השונות, צלם וידאו, צלם סטילז
    • הכנת רשימת מסרים מראש לכל שלב באירוע (לאג׳נדה היומית למשל)
    • הכנת אתר פנימי למשתתפי האירוע עם מידע: שאלות ותשובות, אג׳נדה כללית, קוד התנהגות, המלצות אריזה, מידע חשוב, ועוד.

• אחראי סוואג, עיצוב  ומיתוג - ומה לא היה לנו? הכל!
  החל מתג שמי ממותג למזוודה, דרך תלי-דלת בחדר המלון, חבילת מתנה שמחכה על המיטה במלון, ציור על המראה בחדר, תגי שם, מטריות, מעילים, חולצות כדורסל שמיות, אריח בסגנון ליסבון עם שם העובד, ערכת האנג אובר אחרי אירועים ליליים, דגלים על טוקטוקי הסיורים, ועד לבוחשני הקוקטיילים והכריות על הספות באירועים - הכל ממותג, מדוייק ומשרת את המטרה.
  
  
• אחראי טיסות - נושא סבוך בחברה גלובאלית.
  אפיירו אינה רק מפעילה משרדים במספר אתרים, אלא גם מטיסה עובדים שעובדים מבתיהם במספר לוקיישנים לא קטן על פני הגלובוס.
  יש צורך לנהל זאת החל מניהול הדרכונים, תוקפם והעתקים שלהם ועד ליצירת קבוצות טיסה היכן שניתן, טיסות בודדות וניהול מידע של ההמראות ובעיקר שעת ההגעה ליעד של כל נוסע ונוסע למעל מאה עובדים.
  
  
• אחראי ביטוחים - לא פשוט כמו שזה נשמע…
  לכל עובד יש את ההיסטוריה הרפואית שלו, יש עובדים עם רגישויות למזון מסכנות חיים, עובדים עם רגישויות אחרות מנטליות או פיזיות. תהיינה אותן רגישויות אשר תהיינה - יש לטפל בנושא בפרטיות מלאה ובשימת לב.
  אנחנו התקשרנו עם חברת ביטוח חדשנית בשם ג׳ינג׳ר - היתרון הוא שהפוליסה הינה מקיפה לכל העובדים ללא צורך במילוי הצהרות בריאות.
  לקראת הנסיעה על העובדים לחתום על הצהרה שאינם נופלים ברשימת חריגים קצרה שהצגנו - ואם יש להם חריגות - הפנינו אותם ישירות לחברת הביטוח להמשך טיפול כדי למנוע פגיעה בפרטיותם במקום העבודה.
  וידאנו שכולם חתמו, כמו כן וידאנו שכל מי שהציג חריגות קיבל מענה מחברת הביטוח.
  
  
• אחראי תקציב ומעקב עלויות -
  האירוע משתנה כל העת, הוא לא נקבע מראש עם עלות מסויימת ונשאר בה עד סופו. יש הרבה כדורים באוויר וחלקם נופלים. למשל אומן שלא יכול להגיע, אתר שנתפס לאירוע במפתיע, עובדים חדשים שמצטרפים ברגע האחרון, ועוד ועוד.
  יש לנהל תקציב דינמי, עם גרסאות, ולבדוק כל העת שהוא תואם את המטרה שהצבנו לעצמנו בתחילת הדרך.
  בכל חריגה יש להרים דגל ולדווח לכל המעורבים כדי לנסות למצוא פתרון ולהחזיר את התקציב למסגרת שתוכננה.
   
• אחראים באירוע עצמו - 
  • אחראי איתור ודיווח חולים לחובש וחברת הביטוח - ניהול מצבים של עובדים שחלו וזקוקים לעזרה
  • אחראי אבידות - עובד בשיתוף עם ההפקה לאיתור ציוד שאבד או ליווי לשגרירות בעת אובדן דרכון, וכו.
  • אחראי קוד התנהגות שמוודא בשטח שלא נעשות פעולות שאינן תואמות את הקוד.
  • מאבטח
  • חובש
  • אחראי אירועים עסקיים שילווה את ההפקה בבדיקת מוכנות האתר היעודי - ציוד מיחשוב, הסדרי הושבה, תאורה, הגברה. וידוא מוכנות עם מציגי התכנים.

שלב הביצוע + שלב הבקרה

חברת ההפקה ביצעה עבורנו את התכנית, כאשר כל בעלי התפקידים מטעמנו ביצעו את חלקם בנוסף, ועצמאית.לאורך הביצוע היתה בקרה מתמדת שלנו ושלהם ותגובה לשינויים שקרו בשטח - היו מקרים שבהם היינו ערוכים לתרחיש שקרה, היו פעמים שנאלצנו לאלתר, אך תיעדנו הכל כדי לדון בכך בישיבת הסיכום הפרויקט.בדקנו אם עמדנו בלוחות הזמנים, האם נאלצנו לחרוג מהתקציב. תיקנו הכל תוך כדי תנועה ובאופן מתמיד לאורך האירוע.

פוסט מורטם

אחרי הכל ובמרחק של מעט זמן, יושבים יחד ללמוד ולעבד את כל מה שעברנו בדרך אל האירוע, במהלכו ובסיומו.

• סקר עובדים - ערכנו סקר קצרצר אך משמעותי לבדיקת המטרות שקבענו לעצמנו בתחילת הדרך.
  כשהסקר מנוסח נכון ופונה בצורה כנה לבקשת עזרה שלנו מהעובדים לניתוח האירוע - סביר ששיעור המענה יהיה גבוה.
  למדנו מתוצאותיו הרבה לגבי תחושות העובדים וכן לגבי המדדים בסעיפים הבאים שבהם דנו עם ההנהלה וצוות ההפקה הפנימי של האירוע.
  
  
• מטרות - כשישבנו עם ההנהלה, שאלנו את עצמנו: האם המטרות שהצבנו לעצמנו הסתברו כמטרות שנכון היה להציב?
  האם בכלל השגנו את המטרות שהצבנו לעצמנו? אם כן, באיזה שיעור ומה תרם להצלחה?
  אם לא - למה?
  רמז: אצלנו זה היה מעל ומעבר למשוער ולמה שחלמנו על אודותיו 🙂
  
  
• בעלי עניין - האם בשלב התכנון השכלנו לבחור את כל בעלי העניין הרלוונטיים לפרויקט?
  איזה תפקיד היינו מסירים או מוסיפים בראיה לאחור.
  
  
• תקשורת - האם בחרנו בכלי התקשורת המיטביים לפרויקט?
  האם התקשורת זרמה כראוי?
  מה עלינו לשפר לפעם הבאה?
  האם היה תיאום ציפיות נכון בינינו לבין הצוותים הגלובאליים בנוגע לתכנים, קוד התנהגות, אמן באירוע מרכזי?
  האם תקשרנו לעובדים בצורה מיטבית את האג׳נדה? מה נוכל ללמוד מכך?
  
  
• אג׳נדה ותוכן - האם קלענו בבחירת התכנים והפעילויות השונות?
  בפעילויות שהצליחו פחות - מה ניתן היה לשפר? איך זה ישפיע על בחירת פעילויות בעתיד? (ממה נימנע ומה נרצה לשחזר?)
  האם התכנים שהוצגו עברו בהצלחה? האם זה היה נינוח או מעיק?
  
  
• האם עמדנו במסגרת התקציבית שהצבנו לעצמנו? היכן היו הפתעות שלא צפינו? איך טיפלנו בהן למעשה, ואיך כדאי להתכונן אליהן בעתיד?
  
  
  

אחרי הכל, בפרט כשהיה כל כך מוצלח וכיף, ממליצה להזמין את חברת ההפקה על כל מי שלקח חלק באירוע, גם מתוך החברה - לקיים ישיבה משותפת על משהו טעים, ופשוט לדבר את זה, להיזכר, לצחוק, לחשוב מה היינו משנים, לשאול איך הם הרגישו לעבוד איתנו וכו׳.

מניסיון - זה אחד הדברים המספקים והנעימים למי שאחראי על הפקת אירוע.

תם ונשלם עוד פרויקט משמח, וכעת פונה לפרויקט הבא!

*בונוס קטן, לינק לפוסט שלי על האירוע שלנו:
https://www.linkedin.com/posts/vickyfornis_appsecheroes-lisbonding-appsec-activity-7029832563674259456-JbjF?utm_source=share&utm_medium=member_desktop